E-Rechnung

E-Rechnung, einfach erklärt

Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung nur vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. So beschreibt es § 14 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes. Ein einfaches PDF-Dokument erfüllt das laut Bundesfinanzministerium nicht mehr: Es gilt seitdem als sonstige Rechnung, ebenso eine Rechnung auf Papier.

Empfangen können müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Dafür genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere Formate verwenden. Bis zum 31. Dezember 2027 gilt das für Aussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Erst danach ist die E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen tatsächlich Pflicht. Nicht erfasst sind etwa Rechnungen an Endverbraucher und viele steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen, aber eine empfangen können.

Als Formate nennt das Ministerium die in Deutschland üblichen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, jeweils mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Beide beruhen auf der europäischen Norm EN 16931. Eine XRechnung ist reines XML ohne Bilddarstellung und braucht zum Lesen einen Viewer. ZUGFeRD verbindet eine PDF-Darstellung mit den strukturierten Daten. Einen Viewer der Finanzverwaltung gibt es im ELSTER-Portal.

Aufbewahrt werden muss ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre lang. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Dieser Eintrag ist eine Orientierung. Welche Frist für Ihren Betrieb gilt und was Sie tun müssen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.