Belegerfassung

Belegerfassung, einfach erklärt

Jede Buchung braucht einen Beleg: die Eingangsrechnung eines Lieferanten, die Quittung vom Tanken, die eigene Ausgangsrechnung. Belegerfassung bedeutet, dass diese Unterlagen mit den wichtigen Angaben festgehalten werden: Datum, Absender, Betrag, Steuersatz, Zweck und der Ort, an dem das Original liegt. Das geschieht von Hand, per Foto oder Scan oder automatisch aus einem Postfach, in das die Rechnungen ohnehin kommen.

Wie lange Belege bleiben müssen, steht in der Abgabenordnung. Nach § 147 Absatz 3 sind Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren, Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre und die sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sechs Jahre. Ein Beleg, den man nicht wiederfindet, hilft im Streitfall nicht. Eine ordentliche Ablage ist deshalb der eigentliche Zweck der Erfassung.

Ein üblicher Ablauf sieht so aus: Der Beleg kommt an, eine Texterkennung liest die Felder aus, ein Mensch prüft das Ergebnis, die Buchung wird dem richtigen Konto zugeordnet und der Beleg im Archiv abgelegt. Automatisches Auslesen spart Tipparbeit, macht aber Fehler bei ungewöhnlichen Layouts und schlecht lesbaren Fotos. Gute Systeme zeigen deshalb ihren Vorschlag und buchen erst nach Ihrer Bestätigung.

Zu unterscheiden ist die Belegerfassung vom Bankabgleich, der Zahlungen den Belegen zuordnet, und von der E-Rechnung, die als strukturierte Datei ohnehin schon Daten enthält und nicht erst erkannt werden muss. Alle drei greifen in der Buchhaltung ineinander.