KI-Automatisierung

KI-Automatisierung, einfach erklärt

KI-Automatisierung heißt: Ein wiederkehrender Ablauf läuft in Software, und eine KI übernimmt darin einzelne Schritte. Sie liest Freitext, ordnet Anfragen zu, fasst Inhalte zusammen oder formuliert Entwürfe. Der Rest des Ablaufs besteht aus gewöhnlichen Schritten wie Daten speichern, eine Aufgabe anlegen oder einen Bericht bereitstellen. Der Mensch legt vorher fest, was passieren soll.

Ein allgemeines Beispiel: Anfragen aus einem Kontaktformular landen in einem Postfach. Eine KI erkennt, worum es geht, und der Ablauf legt den Eintrag in der passenden Liste an. Ein Mensch prüft den vorbereiteten Antwortentwurf und gibt ihn frei. Die KI übernimmt das Verstehen von Text, feste Regeln übernehmen den Rest.

Zur Abgrenzung: Prozessautomatisierung kommt ohne KI aus und folgt festen Wenn-dann-Regeln. KI-Automatisierung ergänzt sie dort, wo Eingaben ungenau sind, etwa bei Freitext. Ein KI-Agent geht weiter und wählt Schritte selbst. Ein Chatbot ist die Oberfläche für ein Gespräch. Viele Aufgaben in kleinen Betrieben brauchen gar keine KI.

Worauf es ankommt: Ergebnisse einer KI können falsch sein. Deshalb gehören Kontrolle, ein Protokoll und eine Freigabe für alles, was nach außen geht, in den Ablauf. Wo feste Regeln genügen, sind sie nachvollziehbarer und leichter zu prüfen. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, gilt die DSGVO, und bei externen KI-Diensten ist meist eine Auftragsverarbeitung zu regeln. Das ist Orientierung, die Prüfung liegt bei Ihrer Beratung.